Obwohl SAP S/4HANA verfügbar ist, nutzen viele Unternehmen weiterhin verteilte Informationen, komplexe Transaktionswege und zusätzliche Excel-Tabellen. Dabei bietet Ihnen SAP S/4HANA Ihnen die Möglichkeit, Ihren Einkauf zentral, transparent und rollenbasiert an einem Ort abzubilden. Wie ein moderner Einkaufsarbeitsplatz unter SAP S/4HANA aufgebaut ist und welchen Mehrwert Sie dadurch erhalten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Herausforderungen klassischer Einkaufsprozesse im SAP-GUI-Arbeitsplatz
In vielen Unternehmen arbeitet der Einkauf noch in der klassischen SAP GUI. Das bringt einige Herausforderungen mit sich:
Einzelne Transaktionen bestimmen den Prozess
Die Schwierigkeit beim klassischen SAP-GUI-Arbeitsplatz besteht darin, dass er sich am System und nicht an Ihren Aufgaben orientiert. Im Tagesgeschäft des Einkaufs müssen Sie und Ihre Mitarbeiter oft selbst wissen, welche Transaktion Sie für welchen Prozess benötigen und wo Sie an die relevanten Informationen gelangen.
Dabei gibt es keinen zentralen Arbeitsplatz für den Einkauf. Sie arbeiten stattdessen mit einzelnen Transaktionen, unterschiedlichen Excel-Tabellen und zusätzlichen Prozessen außerhalb des SAP-Systems. Informationen liegen verteilt vor und Sie müssen diese manuell zusammentragen.
Historisches Wachstum sorgt für Chaos
Hinzu kommt, dass die klassische SAP-GUI-Oberfläche mit der Zeit wächst und aus zahlreichen Tabs und Feldern besteht, die oft ungenutzt, jedoch sichtbar bleiben. Gleichzeitig bündelt das System andere Informationen nicht zentral. Dadurch müssen Sie sich durch unterschiedliche Tabs, Felder und Transaktionen klicken, um die benötigten Informationen zu finden.
Um effizient arbeiten zu können, benötigen Sie Erfahrungs- und Navigationswissen. Sie müssen wissen, wo sich bestimmte Informationen befinden, welche Transaktion Sie verwenden müssen und wie einzelne Prozesse innerhalb des Systems zusammenhängen. Dadurch entstehen für neue Mitarbeiter lange Einarbeitungszeiten und ein hoher Schulungsaufwand.
Wenig Individualität und keine Unterstützung vom System
Zudem können Sie die Benutzeroberfläche, Felder und Inhalte nur mithilfe von der IT-Abteilung anpassen, ausblenden und ändern. Individuelle Anforderungen fordern zusätzliche Entwicklungsaufwände.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass klassische SAP-GUI-Arbeitsplätze Sie nur eingeschränkt aktiv unterstützen. Das System weist Sie nicht automatisch auf Handlungsbedarf hin. Stattdessen müssen Sie offene Aufgaben, Lieferantenbestätigungen oder kritische Abweichungen manuell prüfen und überwachen. Dadurch arbeiten Sie reaktiv statt proaktiv.
Bringen Sie Ihre MM-Prozesse in eine Oberfläche, die Anwender gerne nutzen – mit passenden SAP Fiori Apps, sauber integriert, sinnvoll erweitert und nachhaltig betreut.
Der moderne Arbeitsplatz im Einkauf mit SAP S/4HANA und Fiori
SAP S/4HANA bietet Ihnen einen deutlich moderneren Ansatz für den digitalen Arbeitsplatz im Einkauf. Dabei dient das SAP Fiori Launchpad als zentraler Einstiegspunkt. Anstelle einzelner Transaktionen und Informationen erhalten Sie mit der modernen Benutzeroberfläche einen rollenbasierten Arbeitsplatz, der Ihnen die Anwendungen, Informationen und Aufgaben bereitstellt, die Sie für Ihre jeweilige Tätigkeit benötigen.
Der Arbeitsplatz orientiert sich somit an Ihren Aufgaben. Er bietet Ihnen eine Übersicht über offene Aufgaben, relevante Kennzahlen, Dashboards und Benachrichtigungen.
Dadurch haben Sie einen deutlich zentraleren und transparenteren Arbeitsbereich, den Sie zusätzlich nach Ihren Anforderungen personalisieren und individuell anpassen können. Sie können Anwendungen unterschiedlich anordnen, nicht benötigte Inhalte ausblenden und Dashboards rollenbasiert konfigurieren.
Ein weiterer Bestandteil moderner Fiori-Oberflächen ist die Integration unterschiedlicher Anwendungen und Systeme. Dadurch müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Tools wechseln.
Mehr Effizienz im Einkauf durch Enterprise Search und Key User Extensibility
Die Fiori-Oberfläche selbst bietet Ihnen bereits einen Mehrwert im Einkauf. Mit SAP S/4HANA stehen Ihnen zwei weitere Funktionen zur Verfügung, die direkt in Ihrem Fiori-Launchpad integriert sind.
Geschäftsobjekte schneller finden:
Mit der Enterprise Search bietet SAP S/4HANA Ihnen eine zentrale Suchfunktion über verschiedene Geschäftsobjekte hinweg. Bereits während der Eingabe erhalten Sie sogenannte „Type-Ahead“-Suchvorschläge und können so problemlos nach Bestellnummern, Lieferanten, Kunden, Materialien oder Belegen suchen. Über die Suchergebnisse gelangen Sie direkt in die passende App oder Anwendung.
Benutzeroberflächen individuell anpassen:
Zusätzlich ermöglicht SAP S/4HANA Anpassungen der Benutzeroberfläche über die sogenannten „Key User Extensibility“-Funktionen („Adapt-UI“). Als Key User können Sie beispielsweise Felder ausblenden, Tabs anpassen, Inhalte umstrukturieren oder Feldbezeichnungen verändern. Diese Anpassungen können Sie direkt und ohne Codieren oder umfangreichen IT-Support umsetzen. Somit lässt sich die Oberfläche auf Ihre tatsächlichen Anforderungen und die der Fachbereiche abstimmen.
Vorteile einer modernen SAP-Fiori-Arbeitsumgebung im Einkauf
Ein moderner Arbeitsplatz bietet nicht nur eine zeitgemäße Benutzeroberfläche, sondern auch konkrete Vorteile sowohl für die Fachbereiche und die IT.
- Zentral abgelegte Informationen: Durch zentral gebündelte Informationen und rollenbasierte Dashboards reduzieren Sie und Ihre Mitarbeiter den täglichen Suchaufwand deutlich und erhalten schneller Zugriff auf relevante Prozesse und Aufgaben.
- Transparenz und Überblick: Durch die transparente und übersichtliche Oberfläche finden Sie sich schneller im Tagesgeschäft zurecht, arbeiten produktiver, die Oberfläche ist nutzerfreundlicher und der Einarbeitungsaufwand ist gering.
- Einsparung von Kosten und Mehraufwand: Die IT muss weniger Sonderanpassungen vornehmen, sondern kann näher am Standard arbeiten und Updates sowie neue Funktionen einfacher und schneller ins System integrieren. Somit reduzieren sich Wartungs- und Betriebskosten.
Use Case aus der Praxis: Einkaufsoptimierung mit SAP Fiori
Wir haben ein Unternehmen aus der Medizinbranche auf dem Weg zum Fiori-Arbeitsplatz unterstützt. Ausgangspunkt war eine technische Brownfield-Konvertierung auf SAP S/4HANA. Die Mitarbeiter arbeiteten jedoch weiterhin mit historisch gewachsenen Transaktionswegen und komplexen Oberflächen innerhalb von SAP. Informationen waren in unterschiedlichen Anwendungen verteilt. Dies bremste die Produktivität und sorgte für unnötig hohe Schulungskosten, da die Mitarbeiter erst lernen mussten, welche Transaktionen relevant sind, wo sich bestimmte Informationen befinden und wie einzelne Prozesse zusammenhängen. Zusätzlich entstand ein Innovationsstau, da sich neue Funktionen nur schwer integrieren ließen.
Um diese Herausforderungen zu lösen, entschied sich das Unternehmen dazu, aus einem verwaltungslastigen Einkaufsarbeitsplatz einen technisch modernisierten zu entwickeln und die Arbeitsweise neu zu gestalten. Im Mittelpunkt stand dabei die Einführung individualisierter Fiori-Launchpads. Intuitive Apps, mobile Dashboards und KI-Assistenten ersetzten komplexe Transaktionen.
Besonders wichtig war dabei, dass die IT die neuen Arbeitsplätze nicht zentral vorschrieb. Stattdessen erarbeiteten die Fachbereiche die Pain Points und zeitaufwendige Prozesse. Auf Basis der Ergebnisse entwickelten sie individualisierte, rollenbasierte Arbeitsplätze. Durch die Inklusion der Fachbereiche und die individuelle Ausrichtung auf die jeweiligen Aufgaben steigerte sich die Effizienz. Gleichzeitig reduzierte sich der tägliche Such- und Navigationsaufwand.
Fazit
Mit SAP S/4HANA schaffen Sie ein zentrales, übersichtliches und personalisiertes Arbeitsumfeld. Anstatt mit verteilten Informationen und einzelnen Transaktionen zu arbeiten, nutzen Sie gebündelte Informationen, integrierte Anwendungen und eine nutzerorientierte Oberfläche. Moderne Einkaufsarbeitsplätze bilden somit die Grundlage für effizientere Abläufe, mehr Transparenz und Integration im operativen Einkauf.
Lassen Sie sich beraten
Wenn Sie Ihren Einkaufsarbeitsplatz unter SAP S/4HANA modernisieren möchten, dann fragen Sie uns gerne für ein Erstgespräch zum Thema Konzeption und Umsetzung moderner, rollenbasierter Einkaufsarbeitsplätze mit SAP Fiori an. Dort setzen wir uns ganz unverbindlich zusammen und schauen, wie Sie Ihren Einkauf unter SAP S/4HANA optimieren.
