Der Frachtbrief wird digital – neuer Anstrich für ein altes Dokument
Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Im Transportsektor eröffnet der digitale Frachtbrief bspw. die Möglichkeit, diese Potenziale umzusetzen. Was der digitale Frachtbrief ist, wie er sich von der Papierversion unterscheidet und welche Vorteile aus der Nutzung resultieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Der Frachtbrief – eine altbewährte Praxis
Der Frachtbrief ist ein gängiges Rechtsdokument im Transportwesen. Er legt fest, wer während des Transports vom Lager zum Kunden der Besitzer der Transportgegenstände ist. Diese Zuweisung ist bspw. bei Haftungsfragen im Falle von Verlusten oder Beschädigungen der Ware von besonderer Relevanz. Der Ursprung dieser Praxis lässt sich bis in die Zeit des alten Preußens zurückverfolgen und findet bis heute Ihre Anwendung.
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Inhaltlich beinhaltet jedes Dokument Informationen zu Ware, Empfänger, Versender und Übernahme der Ware. Dabei kommt das Dokument meistens in dreifacher Ausführung in jeweils verschiedenen Farben – grün für den Spediteur, rosa bzw. rot für den Absender und weiß für den Empfänger. Jeder dieser Parteien ist weiterhin gesetzlich dazu verpflichtet, diese Dokumente zehn Jahre lang aufzubewahren.
Bei einer Übergabe der Güter wechselt auch die Verantwortung für das Transportgut. Wird die Ladung z. B. vom Lkw auf ein Schiff umgeschlagen, regelt ein neuer Frachtbrief die Zuständigkeit für das jeweilige Transportgut. Deshalb kann sich innerhalb einer Lieferkette eine Vielzahl an Dokumenten ansammeln.
Die Einführung des digitalen Frachtbriefs
Seit der Coronapandemie arbeitet die Open Logistics Foundation mit rund 50 Firmen daran, ein digitales System für den Bereich des Frachtbriefs zu entwickeln. Dadurch können einerseits die hohen Papiermengen eingespart werden, die innerhalb der Lieferkette entstehen. Andererseits ermöglicht der digitale Frachtbrief immense Zeitersparnisse bei der Nutzung. Zudem sind die Lizenzen, die dazu nötig sind, kostenlos.
Bei der Integration hingegen sind die Anwender dazu angehalten, den Datenstandard des digitalen Frachtbriefs im eigenen System anzupassen. Nach diesem Schritt ist die Nutzung des Systems simpel. Hierbei sind die Daten, die die Anwender übertragen müssen unter einem Link oder QR-Code verfügbar bzw. übertragbar. Daraus resultiert eine einfache Datenübertragung, für die lediglich eine Internetverbindung notwendig ist.
Die Signatur der digitalen Frachtbriefe erfolgt über das Signaturverfahren „eIDAS“, das EU-weit anerkannt ist. Hierbei ist wichtig, zu beachten, dass alle Daten im Frachtbrief nicht veränderbar sind, wenn die Signatur erfolgt ist.
Fazit
Der digitale Frachtbrief bringt neuen Schwung ins Transportwesen: Durch die Einführung dieser Komponente gewinnen Logistikunternehmen an Effizienz, Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Hierbei erleichtern standardisierte Datenformate, kostenfreie Lizenzen und EU-konforme Signaturen die Einführung – vorausgesetzt, die Systeme werden entsprechend angepasst.
Beratung zum digitalen Frachtbrief
Wenn Sie weitere Fragen zum digitalen Frachtbrief haben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
