Freigabeprozesse bremsen Unternehmen oft genau dort aus, wo Geschwindigkeit entscheidend wäre. Insbesondere bei Bestellanforderungen und Bestellungen entstehen unnötige Wartezeiten, obwohl die Technik längst bessere Lösungen bietet. Mit SAP lassen sich Genehmigungen heute vollständig digital, transparent und deutlich schneller umsetzen.
Freigabeprozesse als Zeit- und Kostenfaktor
In vielen Unternehmen müssen Bestellanforderungen (BANF) sowie Bestellungen mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen. Das ist zwar fachlich sinnvoll, organisatorisch jedoch mit viel Aufwand verbunden.
Häufig erfolgen Genehmigungen außerhalb des SAP-Systems: Formulare werden ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail weitergeleitet. Kollegen warten auf Rückmeldungen, freigabeberechtigte Personen sind abwesend oder finden die Unterlagen nicht rechtzeitig. Vielleicht kennen Sie diese Situation aus Ihrem eigenen Arbeitsalltag.
Das Ergebnis:
- hoher manueller Aufwand
- fehlende Transparenz
- schwer nachvollziehbare Entscheidungen
- lange Durchlaufzeiten von mehreren Tagen
Dabei ließe sich eine Freigabe oft innerhalb weniger Stunden erledigen, wenn der Prozess im System implementiert wäre.
In diesem Angebot bieten wir Ihnen eine Einführung in unsere SAP MM Fiori Apps für mehr Effizienz in Ihren Materialprozessen.
Wie SAP-Workflows Freigaben beschleunigen und absichern
SAP bietet in SAP ECC sowie in SAP S/4HANA die Möglichkeit, Freigabeprozesse vollständig zu implementieren. Grundlage dafür ist die Workflow-Komponente von SAP.
Der Freigabeprozess ist direkt in den Einkaufsprozess integriert. Sobald eine Bestellanforderung oder Bestellung angelegt wird, startet automatisch der entsprechende Genehmigungsworkflow.
Ein SAP-Workflow leitet die Genehmigungsaufgabe dann gezielt an die zuständigen Personen weiter. Dabei berücksichtigt das System vordefinierte Regeln, zum Beispiel:
- Betragshöhen
- Kostenstellen
- Materialgruppen
- Organisationseinheiten
Als Freigeber erhalten Sie eine klar definierte Aufgabe mit allen relevanten Informationen, sodass weder Rückfragen noch das Zusammensuchen von Dokumenten erforderlich sind. Mit nur einem Klick können Sie eine Genehmigung erteilen oder ablehnen, wobei jede Entscheidung revisionssicher im System gespeichert wird. Zudem sehen Sie jederzeit transparent, wer den Prozess aktuell bearbeitet und an welcher Stelle es gegebenenfalls hakt.
Freigaben mobil durchführen
Ein weiterer Vorteil ist, dass Freigaben auch mobil durchgeführt werden können. Über SAP Fiori genehmigen Führungskräfte Bestellungen direkt auf ihrem Smartphone oder Tablet. Das verkürzt die Durchlaufzeiten erheblich. Wenn Sie viel unterwegs sind oder mehrere Standorte verantworten, behalten Sie trotzdem die Kontrolle, ohne auf das Büro angewiesen zu sein.
Mehr Effizienz durch intelligente Automatisierung und KI
In SAP S/4HANA können Freigabeprozesse mit intelligenten Automatisierungen kombiniert werden. Das System erkennt sowohl Muster als auch Ausnahmen:
- Standardfälle mit geringem Risiko werden von SAP automatisch genehmigt
- Auffälligkeiten oder Abweichungen leitet das System gezielt zur Prüfung weiter
So reduzieren Sie manuelle Eingriffe dort, wo sie keinen Mehrwert bringen, und konzentrieren sich auf die relevanten Entscheidungen. Gerade bei hohen Belegvolumina macht sich dieser Ansatz schnell bemerkbar.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten
Ein klar strukturierter Freigabeprozess hilft nicht nur der IT oder dem Einkauf. Auch Mitarbeitende profitieren davon. Als Anforderer sehen Sie jederzeit:
- Ob Ihre Bestellung genehmigt wurde
- Bei wem sie aktuell liegt
- Warum sie eventuell abgelehnt wurde
Diese Transparenz schafft Vertrauen und reduziert Rückfragen. Gleichzeitig verbessert sie die Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Fachbereichen.
Fazit
Wenn Sie Freigaben für Bestellanforderungen und Bestellungen weiterhin außerhalb von SAP durchführen, verschenken Sie Zeit und Transparenz. SAP bietet mit seinen integrierten Workflows eine erprobte, sichere und flexible Lösung, die sich an Ihre Prozesse anpassen lässt. Genehmigungen werden damit schneller, nachvollziehbarer und deutlich effizienter.
Optimieren Sie Ihre SAP-Freigabeprozesse
Machen Sie Schluss mit manuellen Freigaben, langen Wartezeiten und fehlender Transparenz. Wir unterstützen Sie dabei, Bestellanforderungen und Bestellungen effizient, sicher und nachvollziehbar in SAP abzubilden.
