Die Anforderungen im Einkauf steigen, gleichzeitig sind die Ressourcen begrenzt. Viele Routineaufgaben wie das Pflegen von Preislisten, das Verwalten von Materialstammdaten oder das Erstellen von Reports erfordern bis heute zeitaufwendige manuelle Arbeit. Wir erklären, wie generative KI diese SAP-Prozesse automatisieren kann und welche vier Use Cases den größten Mehrwert bieten.
Mehrwert von KI im Einkauf
Im Einkauf verarbeiten Sie Informationen aus unterschiedlichen Quellen und in diversen Formaten. Preislisten treffen als PDF- oder Excel-Datei ein, Lieferanten senden Änderungen per E-Mail, Verträge liegen in verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen oder auf Netzlaufwerken. Meist müssen Mitarbeiter diese Informationen mühsam manuell zusammensuchen und für die weitere Verarbeitung ins SAP-System übertragen.
In diesem Vorgang kann KI als Assistent Arbeit abnehmen: Sie ist in der Lage, Informationen aus unterschiedlichen Dateiformaten auszulesen, sie den passenden Stammdaten zuzuordnen und sie für die Weiterverarbeitung im SAP-System aufzubereiten. Das bringt mehr Tempo in Prozesse, senkt die Fehleranfälligkeit und schafft bei Mitarbeitern freie Kapazitäten.
Die folgenden vier Anwendungsfälle zeigen, wie Unternehmen diese Möglichkeit von KI bereits heute in ihrem Tagesgeschäft nutzen.
Identifizieren Sie die KI-Use-Cases in Einkauf, Planung, Produktion, Lager, Transport und Vertrieb, die echten Nutzen liefern – mit klarer Bewertung nach Wirtschaftlichkeit, Umsetzbarkeit und SAP-Integration.
Use Case 1: KI-gestützte Preis- und Lieferdatenpflege
Ausgangssituation
Lieferanten ändern manchmal die Preise oder Lieferzeiten. In vielen Unternehmen kommen diese Informationen als PDF, Excel-Datei oder per Mail an. Danach übertragen Mitarbeiter die neuen Daten manuell in Einkaufsinfosätze oder Konditionen im SAP-System.
Dieser Prozess dauert lange und kann zu Fehlern führen. Wenn etwas falsch läuft, wirkt sich das auf spätere Prozesse aus. Werden alte Konditionen angewendet, können daraus beispielsweise falsche Rechnungen oder Bestellungen resultieren.
KI-Prozess
Generative KI liest Preislisten automatisch aus, in ganz unterschiedlichen Formaten. Dann gleicht sie Lieferanten, Materialien und Einkaufsinfosätze mit den Stammdaten im SAP-System ab. Sie prüft die Daten und gleicht sie mit den Einkaufsinfosätzen oder Konditionen ab. Bei Abweichungen kann sie, abhängig von den definierten Regeln, Daten anpassen oder Änderungen anstoßen.
Die manuelle Arbeit entfällt (weitgehend) und das Unternehmen hat die Preis- und Lieferinformationen im SAP-System in einem Bruchteil der bisherigen Zeit aktualisiert.
Use Case 2: KI im SAP-Vertragsmanagement
Ausgangssituation
Rahmenverträge, Lieferantenvereinbarungen oder Preisvereinbarungen sind oft in verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen oder Dateiablagen gespeichert. Wenn Mitarbeiter Informationen zu Kündigungsfristen, Preisgleitklauseln oder Vertragslaufzeiten benötigen, müssen sie diese zeitaufwendig suchen.
Gerade bei einer großen Anzahl von Verträgen steigt das Risiko, Fristen zu übersehen oder Vertragsinhalte nicht rechtzeitig zu berücksichtigen.
KI-Prozess
Ein KI-gestützter „Contract Assistant” analysiert Vertragsdokumente, bereitet deren Inhalte auf und macht sie über eine semantische Suche leicht auffindbar: Mitarbeiter können Fragen in natürlicher Sprache stellen, beispielsweise nach auslaufenden Verträgen oder vorhandenen Preisgleitklauseln.
Die KI durchsucht den gesamten Vertragsbestand und liefert auch dann passende Ergebnisse, wenn nicht bestimmte Schlagworte verwendet wurden. Mit entsprechenden Systemen verknüpft, kann KI auch Quellenangaben mitliefern und an Fristen erinnern.
So findet der Einkauf nicht nur deutlich schneller Informationen, sondern behält wesentlicher einfacher einen Überblick über den gesamten Vertragsbestand.
Use Case 3: Materialstammdatenanlage mit KI
Ausgangssituation
Neue Materialien entstehen häufig auf Basis von Lieferantendatenblättern. Mitarbeiter übertragen dabei meist manuell Bezeichnungen, technische Merkmale oder Maße von den Dokumenten in den Materialstamm.
Das kostet Zeit und führt oft zu unterschiedlichen Schreibweisen oder Doppelanlagen.
KI-Prozess
Die KI liest Lieferantendatenblätter automatisch aus und extrahiert alle wichtigen Materialinfos. Dann gleicht sie die Daten mit bestehenden Materialstämmen ab und erkennt ähnliche oder bereits vorhandene Materialien.
Die Lösung bereitet auf dieser Grundlage einen Materialstammsatz vor, den ein Mitarbeiter noch prüfen und freigeben muss. Mit diesem Vorgehen lässt sich sowohl Zeit sparen als auch die Qualität der Stammdaten nachhaltig verbessern, wovon alle datenbasierten Anwendungen profitieren, die auf diesen Daten aufsetzen.
Use Case 4: KI-gestütztes SAP-Reporting
Ausgangssituation
Viele Abteilungen erstellen Auswertungen über SAP oder exportieren Daten nach Excel. Wenn die Einkaufsleitung kurzfristig Kennzahlen oder Analysen braucht, entsteht oft zusätzlicher Aufwand, weil klassische Berichte nicht ausreichen.
KI-Prozess
Mit generativer KI kommen Sie einfacher an Einkaufsdaten. Mitarbeiter stellen einem KI-Assistenten im Chat Fragen in normaler Sprache, zum Beispiel nach den Lieferanten mit dem höchsten Umsatz oder offenen Bestellungen. KI übersetzt diese Fragestellung direkt in eine strukturierte SAP-Abfrage. Sie wertet die erhaltenen SAP-Daten aus und stellt die Ergebnisse übersichtlich als Tabelle oder Diagramm bereit. Auch Rückfragen lassen sich direkt anschließen, ohne neue Berichte erstellen zu müssen.
So erhalten Führungskräfte schnell Entscheidungsgrundlagen, ohne Umweg über Fachbereiche und Controlling.
Integration von KI in bestehende SAP-Prozesse
Wie bringen Sie nun solche KI-Lösungen in Ihre Einkaufsprozesse? Moderne KI-Tools lassen sich über standardisierte Schnittstellen direkt in die gewohnten Arbeitsoberflächen Ihrer Mitarbeiter integrieren. Je nach Ausgangssituation kommen unterschiedliche Integrationsansätze in Frage.
Sie können beispielsweise die SAP Business Technology Platform (SAP BTP) mit SAP AI Core nutzen oder bestehende Microsoft-Anwendungen mit Lösungen wie Power Automate und Azure OpenAI einsetzen. Über Schnittstellen wie OData greifen KI-Anwendungen dann, je nach Nutzeranfrage, auf Stammdaten und Geschäftsprozesse in SAP zu und verarbeiten diese sicher weiter.
Wichtig: Stellen Sie sicher, dass KI-Anwendungen Ihr Berechtigungs- und Sicherheitskonzept berücksichtigen und nur auf Daten und Funktionen zugreifen können, die für den jeweiligen Nutzer freigegeben sind.
KI-Governance: KI sicher in SAP einsetzen
Mit dem Einsatz von KI in SAP steigt auch die Bedeutung einer klaren KI-Governance. Sie definiert, wer KI-Anwendungen nutzen darf, auf welche Daten sie zugreifen und wie Unternehmen Datenschutz, Sicherheit und Compliance gewährleisten.
Gerade im SAP-Einkauf verbreitet KI sensible Informationen zu Lieferanten, Preisen und Verträgen. Deshalb sollten Unternehmen klare Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen festlegen KI-Anwendungen dürfen nur auf die Daten und Funktionen zugreifen, die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Eine durchdachte KI-Governance schafft somit den notwendigen Rahmen, um KI sicher und regelkonform in bestehende Prozesse zu integrieren. Gleichzeitig ermöglicht sie es Unternehmen, das Potenzial von KI zu nutzen, ohne unnötige Risiken für Daten und Geschäftsprozesse einzugehen.
Fazit
Generative KI bietet Unternehmen bereits heute diverse Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben im SAP-Einkauf effizienter umzusetzen, Mitarbeiter zu entlasten und Prozesse zu beschleunigen. Die vorgestellten Use Cases zeigen nur einen kleinen Ausschnitt dessen, was möglich ist.
FAQ
Wie kann KI den Einkauf in SAP unterstützen?
Generative KI kann Informationen aus E-Mails, PDFs, Excel-Dateien und anderen Quellen automatisch auslesen, den passenden SAP-Stammdaten zuordnen und für die weitere Verarbeitung aufbereiten. Dadurch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren, Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden.
Welche KI-Anwendungsfälle bieten im SAP-Einkauf besonders viel Potenzial?
Typische Einsatzbereiche sind die automatisierte Pflege von Preis- und Lieferdaten, ein KI-gestütztes Vertragsmanagement, die Anlage von Materialstammdaten sowie das SAP-Reporting über natürlichsprachliche Anfragen.
Wie lässt sich KI in bestehende SAP-Prozesse integrieren?
KI-Lösungen können über standardisierte Schnittstellen in bestehende Arbeitsoberflächen und SAP-Prozesse eingebunden werden. Mögliche Ansätze sind beispielsweise die SAP Business Technology Platform mit SAP AI Core oder Microsoft-Lösungen wie Power Automate und Azure OpenAI.
Können KI-Lösungen Änderungen im SAP-System automatisch durchführen?
Grundsätzlich können KI-Anwendungen Daten prüfen und – abhängig von zuvor definierten Regeln – Anpassungen oder Änderungen anstoßen. Bei sensiblen Prozessen kann weiterhin eine Prüfung und Freigabe durch Mitarbeiter vorgesehen werden, beispielsweise bei der Anlage neuer Materialstammsätze.
Was ist beim sicheren Einsatz von KI im SAP-Einkauf zu beachten?
Unternehmen sollten klare Regeln für Zugriffsrechte, Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Sicherheit und Compliance definieren. KI-Anwendungen sollten ausschließlich auf die Daten und Funktionen zugreifen können, die für den jeweiligen Nutzer und Anwendungsfall erforderlich sind.
Lassen Sie sich beraten
Sie möchten wissen, wo das größte KI-Potenzial für Ihr Einkauf liegt? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren Experten. Gemeinsam analysieren wir Ihre Prozesse, finden passende Einsatzmöglichkeiten und entwickeln einen priorisierten Plan für KI-Optimierungen.
