In vielen Unternehmen hemmen verzögerte Freigaben die Effizienz im Einkauf. Starre Genehmigungsprozesse, fehlende Transparenz und manuelle Abstimmungen sorgen oftmals dafür, dass Bestellungen unnötig lange liegen bleiben und operative Prozesse stocken. Wie Sie moderne Einkaufsfreigaben strategisch nutzen können und warum flexible Workflows unter SAP S/4HANA dabei eine Schlüsselrolle spielen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Herausforderungen klassischer Freigabeworkflows im Einkauf
Freigaben im Einkauf spielen eine zentrale Rolle. In der Praxis nehmen Unternehmen sie jedoch oft als Engpass wahr, insbesondere, wenn sich klassische Workflows nur schwer anpassen lassen.
Herausforderungen sind:
- starre und schwer änderbare Freigabelogiken
- unklare Zuständigkeiten
- fehlende Transparenz über offene Entscheidungen
- lange Liegezeiten bei Genehmigungen
- veraltete Papierfreigaben und manuelle Schritte
Gerade bei organisatorischen Veränderungen zeigt sich die mangelnde Flexibilität des klassischen Workflows. Wenn Sie an dieser Stelle den Workflow mit weiteren individuellen Änderungen optimieren möchten, ist ein erweiterter Programmier- und Pflegeaufwand zur Umsetzung erforderlich.
Mit unserem umfangreichen Wissen unterstützen wir Sie bei allen Herausforderungen rund um das Themen Vertriebsprozesse und SAP S/4HANA Sales.
Flexible Freigabeprozesse mit SAP S/4HANA
Mit SAP S/4HANA können Sie Ihre Freigabeprozesse deutlich flexibler und transparenter gestalten. Die flexiblen Workflows ermöglichen sowohl eine einstufige als auch eine mehrstufige Freigabe und lassen sich bedingungsbasiert steuern.
Sie können Freigaben anhand fachlicher Kriterien, wie Betrag, Belegart, Organisationseinheit und weiterer prozessrelevanter Merkmale aufbauen.
Dadurch lassen sich die Freigabelogiken wesentlich besser an reale Einkaufsprozesse anpassen. Gleichzeitig stellt SAP S/4HANA intuitive Apps zur Pflege von Einkaufsobjekten bereit.
SAP S/4HANA Freigabeworkflows Schritt für Schritt
Moderne Freigabeprozesse unter SAP S/4HANA folgen einem strukturierteren, aber gleichzeitig auch flexibleren Ansatz. Sie lassen sich heute weitgehend über SAP-Fiori-Anwendungen konfigurieren und steuern. Dadurch können Sie Prozesse schneller an die tatsächlichen Anforderungen des Einkaufs ausrichten.
Ein typischer Ablauf eines flexiblen Workflows sieht dabei wie folgt aus:
Schritt 1: Definition von Teams und Zuständigkeiten
Die flexible Verwaltung von Verantwortlichkeiten innerhalb der SAP-Fiori-Umgebung bildet die Grundlage moderner Freigabeprozesse. Mithilfe der Anwendung „Teams und Zuständigkeiten“ können Sie unterschiedliche Arbeitsgruppen anlegen und einzelnen Mitgliedern konkrete Freigaberollen zuweisen.
So kann das System beispielsweise Genehmigungsstufen für die Einkaufsleitung, die Fachbereiche oder die Projektverantwortlichen gezielt abbilden. Besonders vorteilhaft ist dabei die hohe Flexibilität. Sie können Teams während des laufenden Betriebs anpassen oder temporär ergänzen, etwa für spezielle Projekte oder kurzfristige Beschaffungsprozesse.
Dadurch vermeiden Sie aufwendige Entwicklungsprojekte bei organisatorischen Änderungen. Stattdessen können Sie Ihre Freigabestrukturen schnell und praxisnah an neue Anforderungen anpassen.
Schritt 2: Konfiguration des Workflows
Als Nächstes definieren Sie den eigentlichen Freigabeprozess. Mithilfe der App „Workflows verwalten“ legen Sie fest, welche Dokumente einem Genehmigungsprozess unterliegen und unter welchen Bedingungen ein Workflow gestartet wird.
Dabei können Sie unterschiedliche Kriterien berücksichtigen, beispielsweise Bestellwert, Einkaufsgruppen, Kostenstelle, Materialgruppe oder den verantwortlichen Erfasser. So definieren Sie, dass das System Bestellungen ab einem bestimmten Wert automatisch an die Einkaufsleitung weiterleitet. Ebenso können Sie mehrstufige Freigaben auf Basis verschiedener Wertgrenzen oder organisatorischer Verantwortlichkeiten aufbauen.
Anschließend ordnen Sie die einzelnen Genehmigungsschritte den zuvor definierten Teams oder Personen zu. Nach der Aktivierung läuft der Workflow automatisiert im Hintergrund ab und sorgt so für klare und nachvollziehbare Freigabeprozesse.
Schritt 3: Bearbeitung und Genehmigung der Vorgänge
Die Bearbeitung der Freigaben erfolgt zentral über die Fiori-App „My Inbox“. Dort erhalten Genehmiger einen vollständigen Überblick über alle offenen Aufgaben und anstehenden Entscheidungen.
Sie können Bestellungen und Bestellanforderungen direkt freigeben oder ablehnen und greifen dabei jederzeit auf alle relevanten Bestell- und Anforderungsdetails zu. Zusätzlich können sie Entscheidungen kommentieren, Vorgänge an andere Verantwortliche weiterleiten und sämtliche Bearbeitungsschritte unmittelbar im Workflow dokumentieren. Mithilfe von Filter-, Sortier- und Gruppierungsfunktionen organisieren sie ihre Aufgaben effizient und bearbeiten ähnliche Vorgänge gesammelt. Vertretungsregelungen bei Abwesenheiten richten sie flexibel ein. Darüber hinaus nutzen sie Funktionen wie „Request Rework“, „Edit“ und „Approve Purchase Requisition“, um Nachbearbeitungen strukturiert und effizient durchzuführen.
Durch die zentrale Bearbeitung in “My Inbox” erhöhen Sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer Freigabeprozesse. Gleichzeitig reduzieren Sie den Abstimmungsaufwand per E-Mail, da alle Informationen, Kommentare und Entscheidungen direkt im Workflow dokumentiert bleiben.
Request Rework, Edit & Approve Purchase Requisition
Ein großer Vorteil der modernen Freigabeprozesse unter SAP S/4HANA liegt in der Möglichkeit, Einkaufsanforderungen nicht nur zu genehmigen oder abzulehnen, sondern gezielt zur Überarbeitung zurückzugeben. Funktionen wie „Request Rework“, „Edit“ und „Approve Purchase Requisition“ ermöglichen deutlich flexiblere und praxisnähere Freigabeprozesse.
Anstatt eine Einkaufsanforderung bei fehlenden Informationen direkt abzulehnen, können Sie über die Funktion „Request Rework“ konkrete Anpassungen anfordern. Der Anforderer erhält eine Benachrichtigung in SAP Fiori, führt die notwendigen Änderungen durch und reicht die Anfrage anschließend erneut ein. Kommentare und Entscheidungshinweise bleiben dabei transparent nachvollziehbar.
Der Workflow selbst lässt sich flexibel überarbeiten. Sie können festlegen, ob der aktuelle Freigabeschritt wiederholt wird, der gesamte Workflow neu startet oder der Prozess direkt mit dem nächsten Schritt fortgesetzt wird. Dadurch lassen sich Freigaben deutlich effizienter gestalten.
Zusätzlich ermöglichen moderne SAP-Fiori-Anwendungen auch das direkte Bearbeiten bestimmter Informationen während der Freigabe. So können Sie als Genehmiger beispielsweise Kontaktdaten oder organisatorische Angaben anpassen, ohne den gesamten Prozess zu unterbrechen.
So vermeiden Sie langwierige Ablehnungs- und Neuerfassungsprozesse und ermöglichen schnelle, kollaborative Abstimmungen.
Vorteile moderner Freigabeprozesse
Moderne Freigabeworkflows schaffen effizientere Abläufe und liefern messbare Mehrwerte für das gesamte Unternehmen.
Fachbereiche treffen so schnellere Entscheidungen, haben mehr Transparenz über offene Freigaben und verzeichnen weniger Liegezeiten.
Auch für die IT ergeben sich deutliche Vorteile. Freigaben lassen sich standardnäher und strukturierter abbilden, zudem besteht eine höhere Flexibilität bei organisatorischen Änderungen. Der administrative Aufwand ist gering.
Dadurch laufen Prozesse schneller, transparenter und sicherer ab.
Praxisbeispiel: Der Use Case eines Lebensmittelunternehmens
Ein anschauliches Beispiel hierfür liefert ein Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie, welches seine Einkaufsprozesse durch die Einführung eines flexiblen 4-Augen-Prinzips für Notfallbestellarten optimierte. Dabei können Key-User diese anpassen, ohne aufwendige technische und administrative Änderungen vornehmen zu müssen. Dadurch erhöhen sie sowohl die Compliance als auch die Prozesssicherheit und Flexibilität im operativen Einkauf.
Fazit
Einkaufsfreigaben haben einen entscheidenden Einfluss auf die Effizienz und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens. Klassische Workflows stoßen dabei zunehmend an ihre Grenzen, während flexible Prozesse unter SAP S/4HANA neue Möglichkeiten für eine schnellere Abwicklung von Freigabeprozessen bieten.
FAQ
Was sind flexible Freigabeworkflows in SAP S/4HANA?
Flexible Freigabeworkflows ermöglichen es Unternehmen, Genehmigungsprozesse im Einkauf anhand fachlicher Kriterien zu steuern. Dazu gehören beispielsweise der Bestellwert, die Belegart, die Kostenstelle, die Materialgruppe oder die zuständige Organisationseinheit. Sowohl einstufige als auch mehrstufige Freigabeprozesse lassen sich abbilden.
Welche Vorteile bieten flexible Workflows gegenüber klassischen Freigabeprozessen?
Im Vergleich zu klassischen Freigabeverfahren lassen sich flexible Workflows schneller an organisatorische und fachliche Veränderungen anpassen. Unternehmen profitieren von klaren Zuständigkeiten, kürzeren Liegezeiten und einer höheren Transparenz. Gleichzeitig sinkt der Programmier-, Pflege- und Abstimmungsaufwand.
Wie werden Einkaufsfreigaben in SAP S/4HANA konfiguriert?
Die Konfiguration erfolgt weitgehend über SAP-Fiori-Anwendungen. In der App „Teams und Zuständigkeiten“ definieren Sie verantwortliche Personen und Rollen. Anschließend legen Sie in „Workflows verwalten“ die Startbedingungen, Genehmigungsschritte und Freigaberegeln fest. Nach der Aktivierung wird der Prozess automatisiert ausgeführt.
Wie bearbeiten Genehmiger offene Freigaben?
Genehmiger bearbeiten ihre Aufgaben zentral über die SAP-Fiori-App „My Inbox“. Dort können sie Bestellungen und Bestellanforderungen prüfen, freigeben, ablehnen, kommentieren oder weiterleiten. Alle Informationen und Entscheidungen bleiben direkt im Workflow dokumentiert und nachvollziehbar.
Können fehlerhafte oder unvollständige Anforderungen zur Überarbeitung zurückgegeben werden?
Ja. Mit der Funktion „Request Rework“ können Genehmiger konkrete Anpassungen anfordern, ohne die Einkaufsanforderung vollständig abzulehnen. Der Anforderer überarbeitet den Vorgang und reicht ihn erneut ein. Je nach Konfiguration kann der aktuelle Freigabeschritt wiederholt, der gesamte Workflow neu gestartet oder der Prozess mit dem nächsten Schritt fortgesetzt werden.
Lassen Sie sich beraten
Wenn Sie Ihre Einkaufsfreigaben modernisieren und Engpässe nachhaltig beseitigen möchten, fragen Sie uns gerne für ein kostenloses Erstgespräch an. In diesem Gespräch identifizieren wir Potenziale in Ihren SAP-S/4HANA-Prozessen und besprechen individuelle Optimierungsmöglichkeiten ganz unverbindlich.
