In Unternehmen entstehen jeden Tag unzählige Rechnungen, Lieferscheine und andere Belege. Wer diese Dokumente noch manuell sortiert und klassifiziert, verschwendet nicht nur Zeit, sondern erhöht auch das Risiko für Fehler. Hier schafft Künstliche Intelligenz einen klaren Mehrwert, indem sie Belege automatisch erkennt, einordnet und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Was bedeutet KI-gestützte Belegklassifizierung?
Bei der KI-gestützten Belegklassifizierung erkennt eine KI den Dokumententyp automatisch und ordnet ihn einer passenden Kategorie zu. Anstatt jeden Beleg manuell zu prüfen, analysiert die KI die Inhalte, die Struktur und das Layout eines Dokuments. Die KI entscheidet anhand gelernter Muster, um welchen Dokumententyp es sich handelt. Anschließend leitet sie den Beleg an den passenden Prozess oder das entsprechende SAP-Modul weiter.
Zu den Dokumententypen gehören unter anderem:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine
- Bestellungen
- Gutschriften
- Mahnungen
- Verträge
- Kontoauszüge
Mit unserem Schnellcheck erhalten Sie eine KI Use Case Bewertung in der Supply Chain, um Ihre Projekte zu selektieren und priorisieren.
Wie funktioniert die automatische Belegklassifizierung?
Die Verarbeitung erfolgt in fünf Schritten:
1. Dokument erfassen
Der Beleg gelangt per Scan, E-Mail oder Upload in das System.
2. Inhalte auslesen
Eine Texterkennung liest den Inhalt des Dokuments aus und wandelt ihn in maschinenlesbare Daten um.
3. Dokument analysieren
Die KI bewertet verschiedene Merkmale, beispielsweise:
- Überschriften
- Schlüsselbegriffe
- Tabellen
- Position von Informationen
- Aufbau des Dokuments
- Historische Vergleichsdaten
4. Beleg klassifizieren
Nach der Analyse ordnet die KI das Dokument automatisch einer Kategorie zu.
5. Weiterverarbeitung starten
Anschließend startet der passende Geschäftsprozess. Eine Rechnung gelangt beispielsweise direkt in die Rechnungsprüfung, während ein Lieferschein im Wareneingang verarbeitet wird.
Warum profitieren Unternehmen von einer KI-gestützten Belegklassifizierung?
Eine KI-gestützte Belegklassifizierung bietet Ihnen folgende Vorteile:
Schnellere Bearbeitung
Die KI erkennt Dokumente innerhalb weniger Sekunden. Dadurch verkürzen sich Bearbeitungszeiten deutlich.
Weniger Fehler
Menschen übersehen Informationen oder ordnen Dokumente versehentlich falsch zu. Eine trainierte KI arbeitet dagegen konsistent und reduziert die Fehlerquote.
Entlastung der Mitarbeitenden
Routineaufgaben entfallen weitgehend. Ihre Mitarbeitenden können sich somit auf komplexere Tätigkeiten konzentrieren, für die ihr Fachwissen gefragt ist.
Skalierbare Prozesse
Bei einem hohen Dokumentenaufkommen, verarbeitet die KI auch große Mengen zuverlässig weiter. Zusätzlicher Personalaufwand lässt sich so häufig vermeiden.
Einheitliche Abläufe
Jeder Beleg durchläuft denselben Prozess. Dadurch wird die Nachvollziehbarkeit verbessert und Audits sowie interne Kontrollen werden erleichtert.
Einsatz der Belegklassifizierung in SAP
Viele Geschäftsprozesse beginnen mit einem Dokument. Wenn das System den Dokumententyp automatisch erkennt, können Folgeprozesse unmittelbar gestartet werden.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Purchase-to-Pay-Prozesse
- Order-to-Cash-Prozesse
- Dokumentenmanagement
- Archivierung
- Workflow-Steuerung
Wenn Sie SAP nutzen, kann die KI Belege direkt den passenden Workflows zuordnen. Dadurch verkürzt sich die Bearbeitungszeit erheblich und Ihre Mitarbeitenden müssen deutlich seltener manuell eingreifen.
Praxisbeispiel: Automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen
Ein Unternehmen erhält täglich mehrere hundert Rechnungen von verschiedenen Lieferanten. Ohne KI müssen Mitarbeitende jede E-Mail öffnen, den Dokumententyp prüfen und die Rechnung an die Buchhaltung weiterleiten.
Mit einer KI-gestützten Belegklassifizierung läuft derselbe Prozess deutlich effizienter:
- Die Rechnung trifft per E-Mail ein
- Das System erkennt automatisch den Dokumententyp
- Die relevanten Informationen werden ausgelesen
- Die Rechnung wird dem richtigen SAP-Prozess zugeordnet
- Die Buchhaltung erhält den Beleg bereits vollständig vorbereitet
Welche Herausforderungen sollten Unternehmen beachten?
Damit eine KI zuverlässig arbeiten kann, werden qualitativ hochwertige Daten benötigt, denn unscharfe Scans oder unvollständige Dokumente erschweren die Erkennung. Außerdem sollte die KI regelmäßig mit neuen Dokumenten trainiert werden, sodass sie ihre Erkennungsrate kontinuierlich verbessert und auch neue Dokumentenarten klassifizieren kann. Ebenso wichtig ist die Integration in bestehende Systeme. Insbesondere im SAP-Umfeld muss die Lösung nahtlos mit den vorhandenen Prozessen zusammenarbeiten, um Medienbrüche zu vermeiden
Für welche Unternehmen eignet sich dieser Use Case?
Die KI-gestützte Belegklassifizierung ist für Unternehmen jeder Größe geeignet, jedoch besonders sinnvoll, wenn regelmäßig viele Dokumente verarbeitet werden.
Typische Branchen sind:
- Industrie
- Handel
- Logistik
- Gesundheitswesen
- Finanzdienstleistungen
- Öffentliche Verwaltung
Fazit
Die KI-gestützte Belegklassifizierung automatisiert einen zentralen Schritt der Dokumentenverarbeitung. Unternehmen können Belege somit schneller bearbeiten, Fehler reduzieren und ihre Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Aufgaben entlasten. Besonders in Kombination mit SAP lassen sich effizientere Prozesse schaffen, die sich flexibel an steigende Dokumentenmengen anpassen.
Lassen Sie sich von uns beraten
Gerne beraten wir Sie, wenn Sie prüfen möchten, wie sich die KI-gestützte Belegklassifizierung in Ihre bestehende SAP-Landschaft oder Ihre Dokumentenprozesse integrieren lässt. Gemeinsam analysieren wir Ihre Anforderungen und entwickeln eine Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt!
