Wie Sie einen effizienten Einkauf mit E-Procurement sicherstellen
Freitextbestellungen basieren auf frei formulierten Beschreibungen der gewünschten Ware. Ohne jegliche Standardisierung kommt es bei dieser Art von Bestellungen häufig zu Missverständnissen: Unternehmen erhalten dann zu viel, zu wenig, oder gar die falsche Ware. Die Folge? Anknüpfende Prozesse kommen ins Stocken, die Einkaufskosten explodieren und der Arbeitsaufwand vervielfältigt sich. Trotzdem gehören Freitextbestellungen in vielen Unternehmen noch zum Standard. Dass es auch anders geht und vor allem wie, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Der Einkauf mit Freitextbestellungen
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Ein Mitarbeiter des Einkaufs möchte neue Bürostühle, Mauspads und Kaffeetassen bestellen. Dem Bürostuhl-Lieferanten erteilt er einen Auftrag per Mail, die Mauspad-Bestellung wickelt er telefonisch ab und dem Lieferanten für Kaffeetassen schickt er ein Fax – alle 3 Bestellungen werden über Freitexte abgewickelt.
Am Ende des Tages muss der Mitarbeiter alle Bestelldaten noch manuell in das unternehmensinterne Einkaufssystem eingeben. Maverick Buying (Bestellungen am Einkauf vorbei) anderer Abteilungen gestaltet den Beschaffungsvorgang zusätzlich unübersichtlich. Die Folge: Medienbrüche, fehlende Zentralität und Standards erhöhen Aufwand und Fehlerquoten. Effizienter Einkauf sieht anders aus.
So sieht effizienter Einkauf aus
Idealerweise läuft der Einkauf in einem Unternehmen doch so ab: Ein Mitarbeiter, bspw. in der Logistik, benötigt für sich und seine Kollegen neue Scanner. Er setzt sich also an seinen PC und gibt in die Suchmaske der Einkaufsplattform seine Anforderungen ein: 25 Scanner der Marke x mit Sonderausstattung y. Nach einem Klick auf „Enter“ weiß er: Ein Lieferant hat die gewünschte Ware auf Vorrat, er könnte innerhalb von 2 Tagen zu Preis xy liefern. Ein Mausklick auf „Bestellen“ schließt den Vorgang für den Mitarbeiter ab. Für ihn war dieser Prozess nicht komplizierter, als ein Buch bei Amazon zu bestellen.
Damit der Einkauf so ablaufen kann, benötigen Unternehmen ein zentrales System, das alle Prozesse zentralisiert und standardisiert: Ein E-Procurement-System wie z. B. SAP Ariba. Auch einkaufsferne Mitarbeiter kaufen mit einem solchen System nicht wild ein, sondern verwenden die intuitiven Standard-Softwareprozesse. Eingabemasken „zwingen“ den Einkäufer dazu, seine Anforderungen in standardisierte Kategorien zu übersetzen, anstatt ungenaue Freitexte zu verfassen. So können Missverständnisse vermieden und der Einkaufsprozess effizienter gestaltet werden.
Vorteile von E-Procurement
Durch die Nutzung eines E-Procurement-Systems ergeben sich also folgende Vorteile für Sie:
- Automatisierung: E-Procurement automatisiert Routineaufgaben wie das Vergleichen von Angeboten oder die manuelle Eingabe von Bestelldaten und erspart Ihren Mitarbeitern damit viel Zeit.
- Geringere Beschaffungszeit: Eine hohe Übertragungsgeschwindigkeit digitaler Daten und in Echtzeit verfügbare Informationen beschleunigen den gesamten Beschaffungsprozess.
- Vereinfachte Rechteverteilung: Über ein E-Procurement-System können Sie ganz einfach Rechte vergeben und diese ebenso einfach wieder entziehen. So stellen Sie sicher, dass niemand ohne entsprechende Berechtigungen eine Bestellung ausführt.
- Geringere Kosten: Zwar ist auch die Installation einer E-Procurement-Lösung nicht kostenlos, aber Sie sparen im Nachhinein Kosten, z. B. für die Lagerhaltung. Denn wenn Bestellungen schneller ausgeführt werden können, verringern sich auch die Lagerzeiten und damit -kosten.
- Gesteigerte Flexibilität: E-Procurement bietet herkömmlichen Verfahren gegenüber mehr Flexibilität, da Sie Ihre Bestellungen online beispielsweise viel flexibler an Ihre Bedürfnisse anpassen können als über einen Katalog.
Fazit
Die Einkaufsabteilungen vieler Unternehmen zählen Bestellungen per Freitext noch immer zu ihrem Standard. Dabei verursachen diese nicht selten Missverständnisse und sorgen damit für Verzögerungen und unnötige Mehrkosten. Was können Sie tun, um Ihren Einkaufsprozess effizienter zu gestalten? Sie können ein E-Procurement-System verwenden, das alle den Einkauf betreffenden Prozesse zentralisiert und standardisiert. Damit können selbst einkaufsferne Abteilungen Bestellungen durchführen, ohne den Einkauf zu übergehen. Freitextbestellungen gehören mit einem E-Procurement-System der Vergangenheit an.
Wenn Sie sich weiter mit dem Thema beschäftigen möchten, empfehle ich Ihnen diesen Beitrag zu E-Procurement. Bei konkreten Fragen stehe ich Ihnen aber natürlich auch gerne persönlich zur Verfügung.
