Tim Lutz
23. November 2020

5 Gründe, wieso Sie sich mit E-Procurement beschäftigen sollten

5 Gründe, wieso Sie sich mit E-Procurement beschäftigen sollten

Ein E-Procurement System automatisiert und beschleunigt den Beschaffungsprozess in Unternehmen und ermöglicht Ihnen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse. Trotzdem ist die Einführung eines E-Procurement-Systems, wie die meisten Digitalisierungsprojekte, mit anfänglichen Investitionen und Aufwand verbunden. Vielleicht stellen auch Sie sich daher die Frage: Lohnt sich der Aufwand, brauche ich ein E-Procurement-System wirklich, oder ist es einfach nur ein „Nice-to-have“? In diesem Beitrag möchte ich Ihnen fünf Gründe dafür vorstellen, warum sich die elektronische Beschaffung für Sie lohnt.

#1: Niedrigere Material- und Prozesskosten durch E-Procurement

Wenn Sie eine E-Procurement-Lösung nutzen, erhalten Sie Zugriff auf einheitliche, geprüfte Online-Kataloge mit eindeutigen und transparenten Angeboten. Hier können Sie und Ihre Mitarbeiter schnell und einfach Angebote vergleichen und so das für Ihr Unternehmen beste und günstigste identifizieren. So verhindern Sie auch, dass Ihre Mitarbeiter weiter bei dem altbekannten Lieferanten bestellen, bloß weil „sie das schon immer so gemacht haben“ – obwohl der Stammlieferant vielleicht nicht die günstigsten Konditionen bietet. Je nach Warengruppe eröffnen sich Ihnen damit Einsparungspotenziale von 2–4 %.

Ein E-Procurement-System senkt auch den Aufwand und die Kosten für jede einzelne Bestellung. Lange Recherchen im Internet oder in Printkatalogen fallen weg. Das Ausfüllen, Mailen, Faxen oder Durchgeben per Telefon von Aufträgen, Genehmigungen und Bestellungen (sog. Freitextbestellungen) gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen bestellen Ihre Mitarbeiter per Mausklick aus einheitlichen Online-Katalogen. Der Bestellprozess läuft automatisch und elektronisch ab.  

#2: E-Procurement macht Schluss mit Maverick Buying

Durch E-Procurement machen Sie zudem Schluss mit Maverick BuyingDurch einfache und intuitive Prozesse, automatische Genehmigungen und ausgewählte Lieferanten, vereinfachen Sie Ihren Mitarbeitern den Bestellprozess deutlichSo stellen Sie sicher, dass alle Bestellungen über ein zentraleVerfahren vorgenommen werden und nichts am System vorbeiläuft. Nicht zuordenbare Bestellungen, die unnötig Zeit und Kosten verursachen, gehören damit der Vergangenheit an.  

E-Procurement ist die Antwort auf fast alle Fragen in der Beschaffung. Ein E-Procurement-System steigert die Effizienz im Einkauf, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor.

#3: Automatische Dokumentation mit E-Procurement

Ein E-Procurement-System automatisiert den Bestellvorgang nicht nur, sondern dokumentiert ihn gleichzeitig auch. Es zeichnet alle wichtigen Informationen und Daten (wie Anforderungen, Genehmigungen, Bestelldaten) auf und speichert diese. So können Sie Ihre Einkäufe jederzeit lückenlos und unkompliziert nachvollziehen und optimieren. Zudem optimieren Sie Ihre Logistik- und Einkaufskonditionen, weil Sie alle Bestellungen auf einen Blick einsehen können.

#4: E-Procurement schafft Zeit für Wesentliches

Eine E-Procurement-Lösung macht Routineaufgaben, mit denen sich Ihre Mitarbeiter im Einkauf normalerweise herumschlagen müssten, überflüssig. Im E-Procurement-System sorgen einfache und verständliche Prozesse dafür, dass alle Bestellungen zentral erfasst werden können. Simple und intuitive Oberflächen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, die Plattform ohne lange Einarbeitung oder IT-Vorkenntnisse zu verwenden. So haben sie mehr Zeit für wesentliche Aufgaben wie die Lieferantenauswahl oder die Verhandlung von Angeboten.

#5: Einfache Integration in Ihr ERP-System

Die meisten E-Procurement-Systeme verfügen über vorkonfigurierte Schnittstellen, über die sich das System in Ihr ERP-System integrieren lässt. Über diese Schnittstellen können Sie Ihre E-Procurement-Lösung mit Ihrer Lösung für die Finanzbuchhaltung und Rechnungsverarbeitung verknüpfen und so auch die finanzielle Abwicklung Ihrer Bestellungen zentral an einem Ort erledigen.

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E-Procurement steigert die Effizienz in der Beschaffung, senkt Kosten und beugt Maverick Buying vor. Es bleibt die Frage, welches System das richtige für Sie ist!

Fazit

Wie würden Sie die Frage „E-Procurement – notwendig oder nur Nice-to-have?“ nach Lektüre dieses Beitrags für sich beantworten?

Letztendlich müssen Sie die Entscheidung für oder gegen ein E-Procurement-System natürlich selbst treffen. Ich kann Ihnen eine elektronische Lösung für Ihren Einkauf aber sehr empfehlen. Natürlich müssen Sie anfangs Zeit und Geld in die Implementierung investieren. Aber in wie vielen Situationen werden eben diese Ressourcen dann täglich wieder einsparen? Da wird der ROI nicht lange auf sich warten lassen.

Haben Sie noch Fragen zum Thema E-Procurement? Melden Sie sich einfach bei mir. Ich stehe Ihnen gerne jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.

Tim Lutz

Tim Lutz

Mein Name ist Tim Lutz und ich bin der Bereichsleiter IT für Produktion und Logistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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