Ship and Debit

Ship-and-Debit-Vereinbarungen werden in der Regel zwischen großen Produzenten und einem Distributor getroffen. Sie definieren einen Preis, den der Distributor rückwirkend bekommt, wenn er ein bestimmtes Material an einen bestimmten Endkunden verkauft.

Zunächst kauft der Distributor das Material zu einem Standardpreis ein. Das beschleunigt die kaufmännische Abwicklung, verringert den organisatorischen Aufwand und senkt die Beschaffungskosten für den Distributor. Erst nachdem der Distributor die Ware an den Endkunden ausliefert (ship), wird die Preisdifferenzen dem Distributor vergütet (debit).

Ein Produzent kann so beeinflussen, welcher Endkunde vergünstigte Preise bekommen soll, ohne selbst Handelsbeziehungen zu seinen Endkunden pflegen zu müssen. So kann er sich weiter auf sein Kerngeschäft fokussieren und für strategisch wichtige Konditionen dem Distributor rückwirkend günstigere Preise gewähren, die er an den Kunden durchreichen kann.

Da die Rabatte nachträglich vergütet werden, weicht die Verwaltung und Forderungsbearbeitung im SAP-System von üblichen Rechnungsverwaltungsprozessen entsprechend ab. Werden Ship-and-Debit-Prozesse im System ungenau definiert, resultiert daraus nicht selten, dass Abrechnungen falsch oder gar nicht durchgeführt werden. Firmen verlieren so oft bares Geld. Eine zielführende Nutzung und gegebenenfalls Anpassung der entsprechenden Lösung in SAP ist daher vonnöten.

Ship-and-Debit-Vereinbarung in der Praxis

Ein Unternehmen produziert eine Ware, die der Endkunde haben möchte. Der Distributor steht mit einem Endkunden in einer Handelsbeziehung und vertreibt die Ware des Produzenten an den Endkunden. Der Endkunde kauft die Ware häufig über einen Distributor. Dieser kann einerseits verschiedene Waren anbieten und anderseits die Logistik optimieren. Der Endkunde muss so nicht mit jedem Hersteller einzeln Preise verhandeln und die Logistik optimieren.

Ein anschauliches Beispiel:
Produzent: Bauer Meier
Distributor: Großhändler Müller
Endkunde: Restaurantbetreiber Mustermann

Im Frühjahr bringt Bauer Meier (Produzent) seine Saat aus und hofft auf üppige Ernte. Zehn Wochen später startet er die Salat-Ernte und ist sehr zufrieden – eine gute Ernte.

Er kontaktiert Großhändler Müller, um mit ihm seine Konditionen für dieses Jahr auszuhandeln. Nach einiger Zeit einigen sich die beiden auf 3 % weniger als im Vorjahr, da Bauer Meier deutlich mehr Salatköpfe zum Verkauf anbietet. Insgesamt fällt das Angebot der Salat-Produzenten in diesem Jahr größer aus.

Unser Distributor erstellt eine entsprechende Kalkulation und freut sich, dass er seinen Kunden den Salat zu besseren Konditionen anbieten kann als sonst. Allerdings hat unser Distributor auch Transportkosten und er muss aufgrund des reichlichen Angebots auf dem Markt auch Kosten für den Verfall der Ware einplanen. Gewinn machen möchte er natürlich auch.

Unser Restaurantbetreiber Mustermann ist jahrelanger Kunde bei Großhändler Müller und richtet demnächst eine sehr große Veranstaltung aus. Ihm ist zu Ohren gekommen, dass aktuell günstige Preise für Salat möglich sind. Das möchte er für seine Veranstaltung nutzen und so fragt er beim Großhändler einen einmaligen Sonderrabatt an.

Der Distributor möchte den Kunden halten und ihm den Rabatt gewähren, allerdings ist das Geschäft zu den angefragten Konditionen für ihn nicht profitabel. Nun fragt der Distributor seinerseits den Produzenten nach einem Sonderrabatt für das betreffende Endkundengeschäft.

So einigen sich Bauer Meier und Distributor Müller in unserem Beispiel auf einen bestimmten Sonderpreis. Die Ship-and-Debit-Vereinbarung kommt zustande.

Dies scheint einfach. Doch wie sieht es aus, wenn der Distributor Hunderte von Lagerbeständen mit verschiedenen Arten von Vereinbarungen verwalten muss?

Ebenso anders herum: Wie verwaltet der Produzent die Vielzahl an unterschiedlichen Vereinbarungen mit seinen Distributoren am einfachsten und sinnvollsten?

Die Komplexität steigt bereits, wenn der Produzent die Einheiten auf dem Markt stets aktuell zum richtigen Preis verkaufen möchte, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wie stellt er in SAP sicher, dass jede verkaufte Einheit einen Rabattanspruch auf den Lieferanten auslöst – und wie verfolgt er das? Schließlich ist „Ship-and-Debit“ nicht die einzige Art von Preisvereinbarung, die er zu managen hat.

Je mehr Zeit zwischen dem Verkauf eines Artikels und der Rückforderung der Lastschrift vom Lieferanten liegt, desto mehr wirkt sich das negativ auf den Cash-Flow aus.

Ship-and-Debit-Prozesse in SAP abbilden

Ship-and-Debit-Prozesse wurden von der SAP ursprünglich in einer Industrielösung aufgenommen.

Sie werden klassischerweise als Standardmengenkontrakte gepflegt. Im Ship-and-Debit-Dokument wird festgelegt, wann der Distributor beim Wiederverkauf eines Materials eine Provision beanspruchen kann. Sie enthält außerdem den Konditionssatz, in welchem die Höhe der Abgleichszahlung festgehalten wird. Diese Zahlung kennzeichnet den Ship-and-Debit-Anspruchsbetrag.

Die Standardmengenkontrakte umfassen die mengenbasierte Gut- bzw. Lastschrifterstellung an den Distributor und müssen manuell erfasst werden, was nicht komfortabel und außerdem sehr arbeitsintensiv ist. Aus diesem Grund entwickelt SAP die Lösung nicht weiter. Unter S/4HANA fällt sie bereits komplett weg.

Die Frage, die sich viele Firmen aktuell stellen, ist daher: Welche Möglichkeiten gibt es für sie derzeit, die Ship-and-Debit Prozesse vernünftig im SAP-System abzubilden?

Verkaufsbelegart JSDQ im Standardsystem & Customizing

Bei Ship-and-Debit handelt es sich um einen Rechnungsverwaltungsprozess, der grundsätzlich erst mal auf bestehenden Strukturen aufbaut.

Im Standardsystem ist die Nachrichtenart JSDQ für diesen Zweck vorgesehen. Für eine passende Lösung muss jedoch auch die aktuelle Arbeitsweise und der Umgang mit Anforderungen im SAP System betrachtet werden. Ebenfalls relevant ist die Frage, wie die Systemlandschaft aufgebaut ist.

Wenn diese Abhängigkeiten geklärt worden sind, lassen sich daraus die Möglichkeiten zur sinnvollen Abbildung des Ship-and-Debit Prozesses als Standardmengenkontrakt ableiten.

Je nach gewünschter Sicherheit und Überprüfbarkeit der Daten kann man die Lösung entweder komplett im Standard aktivieren (mit kleinen Anpassungen) oder als komplette Eigenentwicklung gestalten, in der sämtliche Bestände und Rechnungen speziell überprüft werden.

Für die Eingabe der Daten lassen sich neben der Nutzung der Konditionsarten im Standardsystem jeweils individuelle Konditionsarten anlegen.

Wenn Sie zwischen Kontrakten unterscheiden möchten, die mittels des Vereinbarungsverfahrens über das Web erstellt, und denen, die mit dem Standardsystem erzeugt werden, können Sie einen neuen Verkaufsbeleg mit JSDQ als Referenzbeleg anlegen. Des Weiteren können folgende Daten gepflegt werden:

  • Gültigkeitszeitraum
  • Ship-and-Debit-Vereinbarungssatz
  • Preis, den der Endkunde für das Material erwartet
  • Wettbewerberinformationen
  • Informationen zum Endkunden sowie
  • der aktuellen Status der Vereinbarung

Alternative: Abbildung über SAP CCS

Auch das Werkzeug „Condition Contract Settlement“, kurz CCS, kann genutzt werden, um den Ship-and-Debit-Prozess abzubilden.

SAP CCS ist primär für die Bonusabrechnung entwickelt worden, kann aber sehr flexibel eingerichtet werden und bietet viele Funktionen, um den Ship-and-Debit-Prozess im SAP Standard abzubilden.

Im Kern müssen dabei die relevanten Umsatzdaten für die Ship-and-Debit-Abrechnung bereitgestellt werden. Die Endkundenpreise können in Konditionskontrakten gepflegt und automatisch abgerechnet werden. Das System ist dabei voll mit der Finanzbuchhaltung und dem Controlling integriert und bietet umfangreiche Funktionen zur Umsatzauswertung.

Wenn Sie mehr dazu wissen wollen, dann lesen Sie den Beitrag „Ship and Debit mit SAP CCS“.

Vorteile von Ship-and-Debit-Vereinbarungen in SAP

Die Verwaltung von Ship-and-Debit-Vereinbarungen in SAP vereinfacht Prozesse von der Erstellung von Lieferantenvereinbarungen bis hin zur Nachverfolgung und Beantragung von Rabatten.

Das Administrieren von Bonusabgrenzungen, Lieferantenabbuchungen, Bonusabrechnungen und Rechnungen ist bei entsprechender Anwendung transparent, lässt sich einfacher kontrollieren wird präzise automatisiert. Alle Informationen zu Produkten, Preisgestaltungen oder Zahlungsbedingungen können individuell modelliert werden.

Die (Online-)Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und dem Vertriebsteam wird erleichtert, sämtliche Arten von Rabatten stehen in Echtzeit für das Online-Tracking zur Verfügung. Der Cashflow wird beschleunigt und die Vorteile der Lösung wirken sich insgesamt auf die Beziehung zwischen Lieferanten und Produzent förderlich aus. In der Kommunikation können sich beide künftig mehr auf das Wesentliche konzentrieren.

Fazit

Das weit verbreitete Problem der Verwaltung komplexer Sonderpreisprogramme lässt sich über die Ship-and-Debit-Prozesse in SAP digital lösen.

Ship-and-Debit-Prozesse werden bereits vor SAP/4HANA im ERP abgebildet. Alle nötigen Informationen zu den Vereinbarungen, Transaktionen, Händlern, Lieferanten, Verkäufen, Rabatten und Forderungen werden zentralisiert abgelegt und sind somit leicht überschaubar.

Ergänzend zum Standardmengenkontrakt sind viele individualisierte Anpassungen möglich. Zu allen aktuellen Varianten beraten wir Sie gerne – kontaktieren Sie uns einfach.

E-Books und Webinare

Unsere Produkte zu Ship and Debit

Daten mobil und ohne festen Arbeitsplatz mittels Hardware-Geräten aufnehmen – das verspricht die mobile Datenerfassung, kurz MDE.

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CCS (Konditionskontraktabrechnung) ist das neue Modul von SAP mit dem Sie die Transparenz über Ihre Bonuskonditionen im Einkauf und Verkauf erhöhen können. Mit CCS werden alle Konditionen zeitnah und korrekt abgerechnet. Sie gewinnen so mindestens 1% ihres Bonusvolumens zurück, das aktuell nicht korrekt abgerechnet wird. Außerdem können Sie die administrative Arbeit um 30% reduzieren.

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Mobile Datenerfassung (MDE) scheint auf den ersten Blick ein simples Thema zu sein: Scanner beschaffen, mobile Anwendung bzw. Transaktion erstellen, auf dem Gerät installieren und – fertig. Ist es wirklich so simpel? Im Grunde genommen, ja. Aber: Es gibt einige Dinge zu beachten.

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